Bạn đang có dự tính kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hay mở rộng mô hình kinh doanh? Bạn muốn băn khoăn về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của phần mềm đối với hoạt động kinh doanh khách sạn. Bài chia sẻ dưới đây Ezibee sẽ đưa ra vài ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời mọi người cùng tham khảo. Để có lựa chọn phù hợp nhất cho hoạt động kinh doanh của bạn. Điểm đặc biệt của phần mềm excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ Phần mềm excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft hỗ trợ hoạt động tính toán trở nên nhanh gọn. Ứng dụng này đã sớm được dùng thông dụng trong những công việc kinh doanh từ lâu. Hiện tại, thường có không ít khách sạn vừa và nhỏ cài đặt ứng dụng này trong công việc quản lý. Thế nhưng, với việc phát triển nhanh chóng của công nghệ, việc quản lý phòng khách sạn với phần mềm excel bộc lộ ra một số nhược điểm, ngoài một số ưu điểm hiện có của nó. Phần mềm excel hỗ trợ quản lý: Check in, check out khách ra vào hàng ngày Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, quan sát tình trạng phòng dễ dàng (thông tin khách, thông tin phòng) In hóa đơn riêng cho các dịch vụ, có thể in ngay cho khách Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel Ưu điểm Miễn phí, dễ dàng sử dụng: Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, trợ giúp bạn làm nhiều công việc tính toán cơ bản một phương án dễ dàng. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho từng dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng tách thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu những chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết mỗi mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) dựa theo yêu cầu của khách hàng. Lưu trữ, tra cứu và tính toán Với những nghiệp vụ đơn giản, phần mềm từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu từng ngày, giải một số bài toán, thuận lợi cho quá trình lập báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với các bảng biểu bằng các con số chi tiết (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi một số tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng). Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được dùng khả quan nhất cho những hình thức khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không đáng kể. Nhược điểm Độ bảo mật dữ liệu thấp Khi cài đặt phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể dễ dàng bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Tại chức năng phân quyền không được tích hợp. Và bảo đảm là nhiều chủ kinh doanh đều hiểu rõ hậu quả của vấn đề đó. Dễ xảy ra sai sót Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ chính xác cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian. Khó kết hợp với một số báo cáo Excel không thể tự động thống kê, tạo ra những báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Vì vậy, bạn sẽ phải mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động tạo báo cáo. Không dùng được với khách sạn quy mô lớn Đối với những khách sạn có hình thức từ 3 sao trở lên, tích hợp nhiều loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không có thể phục vụ hoạt động quản lý nữa. Từ nhiều ưu nhược điểm ở trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là biện pháp ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư. Tất nhiên, để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, đem đến nguồn doanh thu về lâu dài hoặc trong trường hợp khách sạn muốn tăng số lượng phòng và triển khai thêm một số loại hình dịch vụ thì nên tính đến việc sử dụng phần mềm quản lý tối ưu hơn. Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa? Có thể mọi người quan tâm: phần mềm quản lý massage
