Một ứng dụng quản lý khách sạn, hay gọi tắt là PMS (Property Management System), là một công cụ đang trở nên hữu ích trong những khách sạn sang trọng, giúp đỡ người quản lý và nhân viên thực hiện một số nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một ứng dụng PMS thích hợp, quý khách hàng cần nắm rõ phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp đó có khả năng làm được những gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một cách thức cho phần mềm khách sạn, hỗ trợ mọi khách sạn, khu nghỉ dưỡng và nhiều tài sản tương tự thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Ứng Dụng thường bao gồm các công việc quản lý và quản trị, với một số ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn cần một hệ thống PMS? Một giải pháp hệ thống quản lý khách sạn dần dần quan trọng vì lĩnh vực khách sạn hiện đại được phát triển mạnh qua công nghệ. Với nhiều nguồn đặt phòng có khả năng đến từ những kênh, giá nên được chỉnh sửa thông minh cho mục đích theo dõi thu nhập. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến công đoạn thanh toán, trả phòng phải được thực hiện đồng bộ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Điều này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể trợ giúp ứng phó với những thử thách đó. Một phần mềm quản lý khác sạn đúng đắn sẽ cho phép nhân viên loại bỏ các thủ tục giấy tờ không nên thiết và thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không chỉ có vậy, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Các tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất một số đơn vị cung cấp ứng dụng PMS trên lĩnh vực, việc đáng nói nhất là phải xác định một hệ thống có các tính năng phù hợp cho khách sạn của bạn. Sau đây là một trong số tính năng quan trọng nhất của một ứng dụng quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Tính năng trước hết và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý nhiều yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống chính xác sẽ cho phép nhân viên không quá khó thực hiện nhiều nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng lĩnh vực công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống quản lý khách nên bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như các thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng nhiều dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu các khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho những chiến dịch quảng bá dịch vụ, nhiều chương trình khuyến mãi đến các khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Kế tiếp, vấn đề quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản phải cung cấp một loạt một số tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này phải bao gồm một số tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho một số đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng nên cho phép những email xác nhận được gửi nhanh chóng. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất nên có thể xuất hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể không quá khó đưa cho khách hàng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng bất kể dịch vụ khách sạn trả phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn nên bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh những báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và một số báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc những quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất phải thiết trong lĩnh vực khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm hợp lý với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết nên triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là biện pháp mà nhiều bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Một số tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee các tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý những bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và những công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo khả quan. Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách các phòng trống, vị trí và giá những phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý nhiều giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee hỗ trợ nhân viên lễ tân có khả năng thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý các khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể khắc phục những vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Ứng Dụng quản lý tình trạng các buồng, phòng để cập nhật tình hình lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách tới và đi, quản lý một số tài sản cố định trong phòng chi tiết. Tính năng quản lý kho chuyên nghiệp giúp xử lý thống kê hàng hóa trong kho bằng một số thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có chức năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và cảnh báo cho nhân viên quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng các để có phương hướng kinh doanh thích hợp hơn. Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng cụ thể như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý các công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời gian phải thu các công nợ. Có thể bạn đang tìm: phần mềm quản lý bida Tính năng xuất báo cáo cụ thể của Ezibee hỗ trợ khách sạn báo cáo tình trạng kinh doanh tỉ mỹ cho nhà quản lý. Báo cáo có thể tùy chỉnh các số như ca làm việc, một số dịch vụ kèm theo, báo cáo về lượng khách nghỉ trong ngày, tình hình một số phòng và còn những vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
